Proje listeniz satırlarda tutulduğunda görev adı, sorumlu kişi, son tarih ve durum bilgileri aynı tabloda yer alır; ancak işlerin kime ait olduğunu ve hangi aşamada bulunduğunu takip etmek zorlaşabilir. E-tablolardan proje yönetim yazılımına geçiş, bu bilgileri ekip tarafından kullanılabilecek yapılandırılmış görevlere dönüştürür.
Bitrix24'te mevcut görev verilerini içe aktarma sürecinde kullanabilir, satırları görevlere dönüştürebilir, sorumlular ve son tarihler belirleyebilirsiniz. Ardından proje ekibiniz için uygun görünümleri seçerek planlanan, devam eden ve tamamlanan işleri daha anlaşılır biçimde izleyebilirsiniz.
Son tarihleri ve ilerleme durumlarını düzenleyin
Görevleri aktardıktan sonra tamamlanma tarihlerini belirleyin ve durum bilgilerini güncel tutun. Bu, planlanan işlerle devam eden veya tamamlanan görevleri birbirinden ayırmayı kolaylaştırır.
İşlerin sırasını ekibinizle netleştirerek tarihleri gerçek çalışma planına göre düzenleyin. Proje ilerledikçe görev durumlarını güncelleyin.
Aktarım öncesi görev tablosunu temizleyin
Önce e-tablonuzdaki görev adlarını, sorumlu kişileri, son tarihleri ve durumları gözden geçirin. Tekrarlanan satırları kaldırın; ekip için gerekli olmayan sütunları ayırın.
- Görev adlarını kısa ve anlaşılır yazın.
- Sorumlu ve son tarih alanlarını kontrol edin.
- Durum, öncelik veya kategori gibi gerekli alanları belirleyin.
Satırları yapılandırılmış görevlere dönüştürün
E-tablodaki her satır, aktarım sırasında bir proje görevinin temelini oluşturabilir. Böylece mevcut listenizi baştan yazmak yerine görev adlarını, açıklamaları ve ilgili alanları düzenli bir proje yapısına taşırsınız.
Aktarım sonrasında birkaç görevi kontrol ederek alanların ve görev bilgilerinin doğru yerleştiğinden emin olun.
Görev sahipliğini görünür hale getirin
E-tabloda sorumlu kişi yalnızca bir hücrede bulunabilir ve güncel olmayabilir. Yapılandırılmış görevlerde her iş için bir sorumlu belirlemek, kimin neyi takip edeceğini netleştirir.
Görev sahiplerini aktarım sonrasında kontrol edin ve gerektiğinde ilgili ekip üyesine atayın. Böylece proje listesi yalnızca bir kayıt tablosu olmaktan çıkar, günlük iş dağılımını da destekler.
Aynı projeyi uygun görünümlerle takip edin
E-tablo tek bir düzen sunarken proje görevlerini farklı görünümlerde incelemek, ekibin ihtiyaç duyduğu takip biçimini seçmesine yardımcı olur. Ayrıntılı liste takibi için görev alanlarını, ilerlemeyi değerlendirmek için görsel proje görünümünü kullanabilirsiniz.
Görünümü seçerken ekibin hangi bilgiyi daha sık kontrol ettiğini ve görev durumlarının nasıl güncelleneceğini dikkate alın.
Yeni görev düzenini ekiple uygulayın
Geçiş, verileri aktarmaktan sonra da devam eder. Ekibin görev oluşturma, sorumlu atama, son tarih belirleme ve durum güncelleme kurallarını aynı şekilde uygulaması gerekir.
Yeni düzeni önce tek bir projede deneyin. Alanları ve görünümleri günlük kullanıma göre ayarlayın; eski e-tabloyu da aktarım sırasında karşılaştırma için saklayın.
